Coffee – Tea – Milk

By using SAP solutions companies can reduce costs, and optimize performance. To help its customers get the most out of their IT investments so that they can maximize their business performance, SAP professionals deliver the highest level of service and support.

 Setelah kemaren kita membahas ERP, sekarang saya akan mencoba membahas mengenai SAP

Apa itu SAP?

SAP merupakan salah satu vendor terbesar software ERP disamping banyak lagi vendor yang lainnya, misalnya Oracle, SUN, dll. Jadi pada software SAP akan mengintegrasikan proses-proses bisnis seperti bagian production, material, warehouse, HR, sales and distribution, finance, etc.

Sistem SAP umumnya diimplementasikan secara per modul. Ada perusahaan yang hanya membeli untuk modul HR (Human Resource). Ada yang membeli modul MM (Material Management), PP (Production Planning), QM (Quality Management), dll.

Di Indonesia, banyak perusahaan besar yang telah mengimplementasikan SAP, misalnya Astra International, Toyota Astra Motor, Toyota Motor Manufacturing Indonesia, Bentoel Prima, United Tractor, Daihatsu Motor, Pertamina, Aqua, Telkomsel, Auto 2000, Blue Bird dan masih banyak perusahaan lagi yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Modul yang diimplementasikan tiap perusahaan pun beragam.

Pendiri SAP adalah orang-orang dari IBM Jerman, akibatnya aplikasi ini banyak menggunakan istilah Jerman seperti penamaan field, function dan istilah lainnya. SAP sendiri membawa karakter Jerman yang kaku dan robust (kuat) dalam hal design functional. Banyak orang yang mengeluhkan SAP tidak user friendly.

SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut : 

• SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing) 
• MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory
• PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
• QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik
• PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis
• HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasipendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
• FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
• CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
• AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling
• PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol

Sebelum suatu perusahaan mengimplementasikan SAP, dalam tahap pengembangan dan pelatihan calon User, SAP mensyaratkan adanya penanggung jawab atas Change Management Process.

Pertanyaannya apakah SAP ini dapat diaplikasikan di instansi pemerintahan dimana sebagian besar pekerjaannya bersifat administratif. Mungkin dengan adanya SAP ini aparatur pemerintah bisa lebih disiplin dan akan terjadi penghematan yang cukup besar dalam persoalan administratif (sebut saja perampingan perusahaan dan pencegahan tingkat kesempatan korupsi). Mudah-mudahan bisa ya, karena motto SAP sendiri adalah The Best-Run Business Run SAP, yes we must run to become world class government institution (amin).

Sumber:

http://komunitas.stiki.ac.id/hardware-software/561-pengenalan-sap.html

http://www.sap.com/corporate-en/index.epx

Apa sih itu ERP?

ERP adalah suatu sistem yang mengintegrasikan seluruh informasi internal dan eksternal pada suatu organisasi, mencakup informasi keuangan, penjualan, pengadaan, dll. Sistem ERP akan mengotomatisasikan aktivitas-aktivitas yang terdapat pada suatu organisasi melalui aplikasi software. Tujuan dari ERP ini adalah untuk memfasilitasi alur informasi antar fungsi bisnis pada organisasi tersebut dan mengelola hubungan dengan stakeholders organisasi tersebut.

Ciri terpenting dari penerapan sistem ERP ini adalah penerapan single data entry dan transparansi.

Mekanisasi proses kerja dengan menggunakan ERP, mengharuskan para karyawan untuk mengirimkan informasi pada satu sumber. Dengan memusatkan tempat penyimpanan data pada satu tempat, maka tercipta kemudahan untuk mendapatkan berbagai data, karena setiap departemen/divisi mengirimkan data mereka pada tempat ini.

Apa sih manfaat ERP?

• Single Entry, maksudnya dalam ERP, Anda hanya cukup satu kali memasukkan data untuk mendapatkan beberapa laporan.
• Melalui ERP status barang/order dapat dipantau setiap saat.
• Data base marketing Anda dapat dilihat dan diperbarui setiap saat.
• Dengan menggunakan teknologi komputer, Anda tidak lagi memerlukan banyak paperwork, cukup menyimpan soft-copynya dan data /laporan dapat diprint/cetak kapan saja diperlukan.
• Pencarian data dapat lebih mudah dan cepat, karena semuanya telah didokumentasi dan dikordinasi dengan baik oleh pusat data yang telah terbentuk dalam sistem ERP.
• Mengurangi Lead Time, maksudnya penyebaran informasi dilakukan secara serempak dan bersamaan ke tiap departemen, sehingga proses di tiap departemen terkait dapat dilaksanakan segera dan secepatnya tanpa harus saling menunggu sampainya informasi.

Selain faktor efisiensi waktu, biaya, dan tenaga, penerapan ERP juga dapat dijadikan sebagai sarana belajar bagi para karyawan untuk meninggalkan budaya kerja lama. Budaya kerja lama yang dimaksud salah satunya adalah kebiasaan karyawan melempar tanggung jawab bila terjadi suatu kesalahan dalam proses kerja. Padahal yang seharusnya dilakukan adalah mencari solusi untuk memperbaiki kesalahan yang terlanjur terjadi. (sumber:http://www.aimsconsultants.com)

Bagaimana? Sungguh oke kan kalo implementasi ERP ini juga bisa diterapkan di pemerintahan? That’s all we do now

called it Government Resources Management System (GRMS) atau kalau dibahasakan menjadi Sistem Manajemen Sumber Daya Pemerintahan (SMSDP), let’s called it GRMS, soalnya peraturan mengenai SMSDP ini on-process dan belum boleh bocor sebelum waktunya hehehe… :p

Apa sih GRMS?

jadi konsep si GRMS ini sama dengan ERP yaitu suatu sistem yang mengintegrasikan semua proses bisnis yang terdapat di suatu organisasi, mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, sampai dengan pengawasan (dari basic management yaitu POAC – Planning, Organizing, Actuating, and Controlling)

jadi nantiny GRMS ini diharapkan dapat menciptakan sistem operasional pemerintahan yang lebih transparan, efektif, dan efisien. Sehingga mudah-mudahan juga dengan adanya sistem ini tindakan korupsi, kolusi, dan nepotisme dapat diminimalisir. AMIN.

Selain itu GRMS ini diharapkan dapat mengubah budaya kerja lama pemerintah yang selama ini paper-work based (bayangkan saya bisa ke tempat fotokopi lebih dari lima kali dalam sehari, dan dalam sekali fotokopi bisa berpuluh-puluh lembar) menjadi computer-work based. Jadi nantinya gak perlu lagi ada corat-coret di konsep surat atau disposisi yang make kertas, cukup duduk di depan komputer semua pekerjaan bakalan terlaksana dengan baik. Kalau lagi mobile cukup buka ipad atau laptop dan kerjaan tidak keteter.

Kalau boleh dibilang penting, saya sangat menganggap sistem terkomputerisasi ini sangat penting. Sebab berdasarkan pengalaman saya bekerja di pemerintah dibandingkan bekerja di sebuah lembaga semi-pemerintah (bank pemerintah) sungguh jauh berbeda.

Kalau dulu saya pagi-pagi tinggal membuka lono (lotus notes) dan disitu semua pekerjaan saya akan dirinci oleh atasan, dan apabila membutuhkan data tinggal membuka server atau membuka aplikasi, maka jika di pemerintahan ini sungguh susah. Pekerjaan pada suatu hari belum pasti, hal ini tergantung kebutuhan atasan dan entah kapan akan diberikan pekerjaan dan pekerjaan pun tidak ada standar baik-buruknya, lalu jika membutuhkan data harus secara manual meminta kepada yang bersangkutan dan tidak ada aplikasi, dan mending kalau datanya valid lha ini data di A dan B sungguh berbeda, ini baru contoh di satu instansi, mungkin ini terjadi di beberapa instansi sehingga data yang ada tidak valid dan tetrjadi duplikasi pekerjaan, sungguh tidak efisien.

Dengan GRMS kita bisa merubah semua itu!! gila, promosi banget ya saya hehehe…

Lalu bagaimana dengan korupsi? Kolusi? dan Nepotisme?

Mungkin tidak bisa dihilangkan dari muka bumi negeri ini, tapi setidaknya dengan adanya GRMS hal-hal tersebut dapat diminimalisir. Bagaimana caranya?

Salah satu contohnya telah dilakukan oleh pemerintah adalah sistem e-Procurement.

Apa sih e-Procurement?

e-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum secara elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).

Proses lelang yang dilakukan secara elektronik adalah :

1. Pengumuman lelang oleh Panitia
2. Upload dokumen lelang oleh Panitia
3. Download dokumen lelang oleh Panitia
4. Penjelasan lelang
5. Pemasukan dokumen penawaran oleh Penyedia
6. Pembukaan dokumen penawaran oleh Panitia
7. Pengumuman pemenang lelang
8. Sanggahan kepada PPK

Lihat kan, semuanya dilakukan secara online. Hal ini selain mempermudah pengadministrasian juga untuk mencegah terjadinya hal-hal tidak diinginkan dibalik layar. Apa itu hal yang tidak diinginkan? mungkin yang bekerja di pemerintahan tau sendiri, ada idiom dimana jika ada satu kepentingan lalu ada pihak A yang mempunyai kekuasaan dan pihak B yang memerlukan kepentingan tersebut, maka jika kedua pihak tersebut bertemu di suatu tempat maka yang ketiga adalah setan hehehe… pikir sendiri aja ah…

yang pasti dengan adanya GRMS diharapkan proses operasional pemerintahan bisa berjalan dengan lebih transparan, efektif, dan efisien